Miksi Salesforce on usein alihyödynnetty yrityksissä?

Kaikille teknologioille on tyypillistä, että asiakkaat käyttävät niiden tarjoamista mahdollisuuksista vain osaa. Eri toimialoilla ja liiketoimintamalleilla toimivilla yrityksillä on erilaisia tarpeita, joten toiminnallisuuksia on tarvitaan paljon, jotta teknologiatuote tyydyttää riittävän monen asiakkaan tarpeita. 

Kaksi näkökulmaa Salesforcen hyödyntämiseen

Salesforcen kehitysnopeus ja laajuus on varmasti yksi teknologiatoimittajien parhaista. Kolme kertaa vuodessa julkaistavissa päivityksissä tuodaan paljon uusia, toki eri kypsyysasteella olevia, toiminnallisuuksia ja parannuksia. Näiden lisäksi julkaistaan jatkuvasti uusia tuotekokonaisuuksia, jotka usein ovat tulleet Salesforcen vaikutuspiiriin yritysostojen kautta. Salesforce-teknologian helppo muokattavuus ja joustavuus mahdollistaa myös hyvin erilaisten vaatimusten toteuttamisen alustan päälle. Voidaan siis sanoa, että mahdollisuudet ovat rajattomat ja usein vielä samalla lisenssi-investoinnilla.

Toinen näkökulma asiaan on yrityksen Salesforcen hallintamalli, omistajuus (ns. Governance) ja kyvykkyys eli laajentaa sen käyttöä. Lähes jokainen Salesforcen asiakasyritys on ottanut sen alunperin käyttöön johonkin yksittäiseen tarpeeseen, vuosia sitten usein puhtaasti myynnin työkaluksi, asiakkuudenhoitojärjestelmäksi. Nykyisin yhä useammin esimerkiksi asiakaspalveluun, tuotehallintaan, tilausten hoitoon, kumppaniverkoston ylläpitoon tai vaikkapa patenttien hallinnointiin. Harva yritys on tehnyt ainakaan aluksi tietoista päätöstä, että pyrkii viemään mahdollisimman paljon toimintojaan Salesforcen päälle. 

Käytön laajentaminen johtaa usein ohueen käyttöön

Usein yrityksissä on ensimmäisen käyttökohteen kautta saatu kokemuksia miten hyvin Salesforce toimii, miten helppo sitä on muokata erilaisiin tarpeisiin ja todettu, että sen avulla aidosti saadaan lisäarvoa. Tämän jälkeen on lähdetty joko tietoisesti tai ajautuen laajentamaan käyttöä eri toiminallisuuksiin tai eri pilviin. Toimittajakumppanit ovat usein hyviä tarjoaman erilaisia Salesforcen toiminnallisuuksia tai custom-kehitystä, kun yritys hieman osoittaa suuntaa tai kertoo tarpeitaan. Salesforce projektit pääosin onnistuvat hyvin ja käyttöä saadaan laajennettua, mutta vain harvoin se on kovin hallittua tai suunnitelmallista. 

Kun käyttö laajenee yksittäisten käyttökohteiden kautta alkaa usein myös ilmenemään haasteita siinä, miten eri käyttötavat sovitetaan yhteen Salesforce ympäristössä ja  Jos kehitystä tehdään projekti kerrallaan, eri liiketoimintojen vaatimusten ja määrittelyjen pohjalta niin kompleksisuus lisääntyy ja eri toimintojen synergia heikkenee

Vuosien edetessä Salesforcen käyttö on saattanut laajentua merkittävästikin käyttäjämäärissä, mutta jos arvioidaan sen tuomaa lisäarvoa ja hyötyä niin huomataan, että käyttö on usein melko ohutta. Ensimmäisten käyttökohteiden adaptio on vahvaa, mutta jotkut käyttöönotetut osa-alueet ovat jopa unohtuneet kokonaan.  Loppukäyttäjillä on edelleen paljon eri järjestelmiä käytössä ja kaikkien käyttö on hieman tehotonta. 

Kolme neuvoa miten yritys saa pitkäjänteisesti enemmän hyötyjä Salesforcesta:

1. Katso asiaa yrityksen liiketoiminnan, prosessien ja tarpeiden näkökulmasta - älä pelkästään Salesforcen pilvien tai toiminnallisuuksien kautta. Tunnistamalla yrityksen toiminnasta ne osa-alueet, joiden siirtäminen Salesforcen teknologian päälle on usein tehokkaampi tapa kuin tuote- tai ominaisuuslähtöinen laajentaminen. 
   
2. Laadi konkreettinen roadmap yrityksen näkökulmasta. Mitä tavoitteita yrityksellä on lähivuosien digitalisaatiolle, teknologiakehitykselle tai liiketoiminnan kehittymiselle? Missä kohdissa Salesforcen teknologia voisi olla ratkaisu tavoitteiden saavuttamiseen? Mitkä asiat tuovat hyötyjä nopeasti ja mitkä pidemmällä aikavälillä? Kannattaa myös huomioida, että Salesforcen tyyppisen pilvipalvelun kehittäminen on hieman erilaista kuin perinteiset it-projektit.
   
3. Tee Salesforce kehityksestä myös  Business Case -pohdintaa, jotta saat selville investoinnin tuomia hyötyjä. Salesforce on hyvä ratkaisu moneen tarpeeseen, mutta ei kaikkeen. Business Case -ajattelu auttaa myös priorisoimaan eri kehityshankkeita keskenään. Valitettavan usein näkee edelleen, että Business Case laskelma on enemmän kustannuslaskelma ja tavoitteet ja hyödyt unohtuvat powerpoint-sivuille. Hyötyjen arvioiminen voi olla abstraktia, mutta sille voi asettaa myös konkreettisia ja liiketoiminnallisia tavoitteita.

Digitalisaation aikakaudella teknologioiden hyödyntäminen on olennaisimpia tehtäviä, joissa yritysten tulee onnistua menestyäkseen. Se vaatii usein erilaista kompentenssia ja kyvykkyyttä haastaa nykyisiä toimintatapoja. Voisi sanoa, että Salesforcen teknologia tarjoaa yrityksille rajattomat mahdollisuudet digitaalisaation hyödyntämiseen. Se tarjoaa myös runsaudenpulaa, josta olennaisten asioiden tunnistaminen vaatii keskittymistä ja kokonaisvaltaista tavoitteellista lähestymistä.